Dentro de una organización se pueden destacar cuatro principales funciones de la comunicación. Desarrollaremos aquí el modelo que presenta Robbins.
- Control. Consiste fundamentalmente en la generación de circuitos regulares como flujo de la información respetando sus instancias jerárquicas o bien en normas formales que es preciso acatar y que regulan el comportamiento individual o grupal en los procesos de coordinación o interconexión de actividades. Así, cuando se le exige a los empleados que comuniquen sus quejas a su jefe inmediato, o que se ajusten a la descripción de su puesto, o que obedezcan la política de la empresa; la comunicación está efectuando una función de control.
- Motivación. Ésta surge a través de la comunicación, ya que permite a los miembros de la organización conocer los incentivos o bien las medidas que hay que considerar para mejorar el desempeño si es insatisfactorio. Por ejemplo: la fijación de metas concretas, el logro o no de objetivos, el reforzamiento de conductas deseadas, etc. estimulan la motivación de los empleados y requieren ser comunicadas.
- Expresión emocional. La comunicación al interior de una organización es un medio que hace posible la interacción social y con ello las personas dan a conocer sus frustraciones o satisfacciones en relación con sus expectativas y desempeño. Esta función tiene una preponderancia en la relación salud y trabajo, ya que incide de manera significativa en las manifestaciones de stress laboral.
- Información. La última función que cumple la comunicación se relaciona con su participación en la facilitación de la toma de decisiones. Proporciona la información que necesitan los individuos y grupos para tomar decisiones al transmitir los datos con los cuales identificar y evaluar diversas opciones.
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